Ich möchte Dokumente die per E-Mail ankommen (Thunderbird) ankommen sicher im PC Speichern u. sortieren
Hallo Herr Baumann,
1. Manuelles Speichern von Anhängen
- E-Mail öffnen: Öffnen Sie die E-Mail in Thunderbird, die den Anhang enthält.
- Anhang speichern: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Anhang und wählen Sie „Speichern unter“.
- Speicherort wählen: Wählen Sie einen Ordner auf Ihrem Windows-PC aus, in dem Sie das Dokument speichern möchten.
- Dateiformat: Achten Sie auf das Dateiformat des Anhangs (z.B. .pdf, .docx, .jpg) und wählen Sie gegebenenfalls einen passenden Ordner für diesen Dateityp.
2. Automatisches Speichern von Anhängen mit Filtern
- Filter erstellen: Klicken Sie in Thunderbird auf „Extras“ > „Filter“.
- Filterbedingungen definieren: Geben Sie Bedingungen an, nach denen die Anhänge gefiltert werden sollen (z.B. Absender, Betreff, Dateiname).
- Aktion festlegen: Wählen Sie die Aktion „Anhang speichern“ und geben Sie den Speicherort auf Ihrem Windows-PC an.
- Filter aktivieren: Aktivieren Sie den Filter, damit er automatisch auf neue E-Mails angewendet wird.
3. Add-ons für Thunderbird nutzen
- Es gibt verschiedene Add-ons für Thunderbird, die das Speichern und Verwalten von Anhängen erleichtern.
- Attachment Extractor: Dieses Add-on ermöglicht das automatische Extrahieren und Speichern von Anhängen aus mehreren E-Mails.
- Save File To: Mit diesem Add-on können Sie Anhänge mit wenigen Klicks in vordefinierte Ordner speichern.
- Suchen Sie im Add-on-Manager nach weiteren nützlichen Add-ons: „Extras“ > „Add-ons“ > „Add-ons suchen“.
4. Cloud-Speicher integrieren
- Nutzen Sie einen Cloud-Speicher wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive und installieren Sie die entsprechende Desktop-Anwendung.
- Speichern Sie die Anhänge direkt in den Cloud-Ordner, um von überall darauf zugreifen zu können.
5. Externe Programme nutzen
- Es gibt spezielle Programme zur Dokumentenverwaltung, mit denen Sie Ihre Dokumente organisieren und durchsuchen können.
- Diese Programme bieten oft zusätzliche Funktionen wie Texterkennung (OCR) und Verschlagwortung.
Sortieren und Organisieren
- Ordnerstruktur: Erstellen Sie eine übersichtliche Ordnerstruktur auf Ihrem Windows-PC, um Ihre Dokumente zu organisieren (z.B. nach Projekten, Kunden oder Dateitypen).
- Benennung: Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen, damit Sie die Dokumente leicht wiederfinden können.
- Stichwörter/Tags: Fügen Sie Ihren Dokumenten Stichwörter oder Tags hinzu, um sie besser durchsuchen zu können.
MfG
Li
Hallo Herr Baumann,
wenn Sie eine papierlose Buchhaltung anstreben, müssen E-Mails komplett archiviert werden. Zum Beispiel gibt es für das Archivprogramm MailStore ein Plug-In für Thunderbird, das in https://help.mailstore.com/de/server/E-Mails_aus_Outlook,_Thunderbird_u.a._archivieren beschrieben ist. Ein Archivprogramm muss nach IDW PS 880 zertifiziert sein damit die Finanzverwaltung das Archiv anerkennt.
VG
noha
13.02.2025 22:53
An noha
Er will nicht E-Mails aus Thunderbird archivieren, sondern
Dokumentedieper E-Mail ankommen (Thunderbird) ankommen sicher im PC Speichern u. sortieren
MfG
Li